Adoptando Nuevas Herramientas Informáticas en la Organización
La implementación de nuevas herramientas informáticas en una organización puede generar mejoras significativas en la eficiencia y productividad. Sin embargo, también puede convertirse en una pesadilla al encontrar resistencia entre los empleados, quienes pueden sentirse incómodos con el cambio. ¿Cómo podemos superar estas barreras y asegurar una transición suave? Para responder a esta pregunta, me gusta mucho el modelo de Rick Maurer, porque tiene un enfoque muy humano que intenta comprender más que convencer. Creo firmemente que cuando abordamos dificultades desde una perspectiva más humilde logramos superarlas de mejor manera y contemplando a todos.
Comprende la Resistencia al Cambio
Antes de implementar cualquier cambio, es importante entender las razones detrás de la resistencia de los empleados. Según Maurer la principal causa de resistencia radica en las formas en que los cambios se llevan adelante. «El verdadero problema es que los líderes planifican y lanzan cambios importantes de maneras que crean inercia, apatía y oposición.» (Rick Maurer, s.f.). La resistencia protege a las personas del peligro; si alguien cree que un cambio le va a perjudicar es muy probable que no lo asuma con mucha alegría. Cuanto mejor entendamos qué crea la resistencia, mejor podremos abordar estos procesos.
Según Maurer, encontraremos 3 niveles detrás de esta resistencia.
- ¡No lo entiendo!
- ¡No me gusta!
- ¡No me gustas tú!
Es importante abordar cada una de estas barreras con una estrategia apropiada. No todas las resistencias están en el mismo nivel y debemos entender qué hay detrás de ella para enfrentarla correctamente.
¡No lo entiendo! Estamos frente al miedo a lo desconocido. La incertidumbre sobre cómo funcionarán las nuevas herramientas y cómo afectarán sus tareas diarias puede provenir de falta de información, desacuerdo con la información, falta de exposición a información crítica o confusión sobre lo que implica. Muchas veces pecamos de abordar todos los temas de resistencia como si fueran únicamente por este motivo. Hacemos miles de presentaciones y tenemos más reuniones. Por eso debemos entender un poco más sobre los otros dos niveles.
¡No me gusta! Cuando implementamos nuevos softwares, estamos invadiendo la zona de confort. Este tipo de resistencia es una reacción emocional basada en el miedo. Probablemente temen que este cambio los haga quedar mal, pierdan control o incluso sus trabajos.
Los usuarios pueden estar acostumbrados a las herramientas y procesos actuales y pueden sentirse inseguros ante algo nuevo. Este nivel, que ha activado todas las alarmas de los usuarios, hará que la comunicación del cambio sea mucho más difícil, porque las personas simplemente dejan de escuchar. Debemos estar muy atentos, porque no será tan fácil de identificar.
¡No me gustas tú! Refleja una falta de confianza, tanto sobre la capacidad del líder en llevar adelante este cambio o a quien representes. Muchas veces porque no se han comunicado correctamente el proceso del cambio, el porqué, el paraqué y el cómo. Identificar estas preocupaciones es el primer paso para abordarlas efectivamente.
Derribemos la primera barrera ¡No lo entiendo!
Explica claramente lo que va a suceder. La comunicación es clave para cualquier proceso de cambio. Asegúrate de que todos los empleados comprendan claramente los beneficios de las nuevas herramientas informáticas. Pero antes de entrar en el detalle del cómo, asegúrate de que se entienda bien por qué este cambio es necesario. Utiliza un lenguaje sencillo; de nada sirve usar palabras rimbombantes que solo dejarán a los usuarios más confundidos e inseguros. Facilita una multiplicidad de medios para hacer llegar la información: verbalmente, por escrito, en vídeos, en audios, y otros incluso prefieren conversaciones. Cuantos más diversos sean los medios de comunicación, mayores chances tendrás de abordar todas las preferencias y lograr el resultado deseado.
Derribemos la segunda barrera ¡No me gusta!
Tranquiliza, empatiza y reconforta. Intenta quitar los miedos y generar entusiasmo por el cambio.
- Cuéntales lo que ganaran, cómo este cambio les va a ayudar, por ejemplo, el trabajo será más sencillo.
- Involúcrales en el proceso. A la gente le gusta ser parte y suelen apoyar los cambios cuando ellos están involucrados
- Sé honesto. Sabemos que muchas veces estos cambios no beneficiarán a todos. Pero ser honesto en cómo esto les va a afectar, no solo es lo que corresponde, sino que impedirá el corrillo de rumores, y mejorará la confianza en ti. Un dos por uno, ya que estarás trabajando también el nivel 3.
Derribemos la tercera barrera ¡No me gustas tú!
Reconstruye relaciones dañadas y atiende aquellas que se han dejado olvidadas.
- Acepta los errores cometidos y hazte responsable por cosas que hayan dañado las relaciones.
- Cumple tus promesas; es la única forma de demostrar que eres de fiar.
- Busca formas de pasar tiempo con la gente y que logren conocerte.
- Permítete escuchar ideas y ser influenciado por aquellos que te resisten. No quiere decir que accedas a todo lo que se te pide, pero acepta que puedes haber estado equivocado y admite que sus ideas también son valiosas.
Una vez que tengamos claras estas barreras y las abordemos correctamente, podemos seguir con una guía general de cómo proceder en los procesos de cambio.
Comunica Claramente los Beneficios
La comunicación es clave para cualquier proceso de cambio. Asegúrate de que todos los empleados comprendan claramente los beneficios de las nuevas herramientas informáticas:
- Mayor eficiencia: Las nuevas herramientas pueden automatizar tareas repetitivas, permitiendo a los empleados centrarse en tareas de mayor valor.
- Mejora en la precisión: Reducción de errores humanos y mejora en la calidad del trabajo.
- Acceso a datos en tiempo real: Facilitando la toma de decisiones informadas y oportunas.
Enfatizar cómo estos beneficios impactarán positivamente en su trabajo diario puede ayudar a aliviar la resistencia.
Proporciona Capacitación Adecuada
Uno de los mayores temores de los empleados es no saber cómo usar las nuevas herramientas. Proporcionar capacitación adecuada es esencial para derribar esta barrera:
- Sesiones de entrenamiento: Organiza sesiones de entrenamiento detalladas y prácticas para que los empleados se familiaricen con las nuevas herramientas.
- Material de apoyo: Proporciona manuales, tutoriales en video y recursos en línea para que los empleados puedan consultar cuando sea necesario.
- Soporte continuo: Establece un sistema de soporte para resolver dudas y problemas que puedan surgir durante la transición.
Fomenta una Cultura de Apoyo y Colaboración
La implementación de nuevas herramientas informáticas debe ser un esfuerzo colaborativo. Fomentar una cultura de apoyo puede facilitar el proceso de cambio.
- Líderes de cambio: Identifica y empodera a empleados que puedan actuar como «campeones del cambio» para motivar y apoyar a sus compañeros.
- Retroalimentación continua: Crea canales para que los empleados puedan dar feedback sobre las nuevas herramientas y el proceso de implementación.
- Reconocimiento y recompensa: Reconoce y recompensa a los empleados que adopten rápidamente las nuevas herramientas y contribuyan positivamente al cambio.
Monitorea y Ajusta el Proceso
La implementación de nuevas herramientas informáticas es un proceso continuo. Monitorea de cerca cómo se están utilizando las herramientas y ajusta según sea necesario:
- Evaluaciones periódicas: Realiza evaluaciones periódicas para medir la adopción y eficacia de las nuevas herramientas.
- Ajustes necesarios: No dudes en hacer ajustes en la capacitación, el soporte o incluso en las herramientas mismas si es necesario.
- Celebrar los logros: Celebra los hitos alcanzados y los éxitos logrados gracias a las nuevas herramientas para mantener alta la moral y la motivación.
Conclusión
La adopción de nuevas herramientas informáticas en una organización puede ser un desafío, pero con una comprensión adecuada de la resistencia al cambio, una comunicación clara, una capacitación efectiva y una cultura de apoyo, se pueden derribar las barreras y lograr una transición exitosa. Al final, los beneficios superarán los desafíos, llevando a la organización a un nivel superior de eficiencia y productividad.